Teniendo en cuenta que el objetivo principal de las carteleras digitales es ser un canal de comunicación institucional de presencia nacional, deberán ubicarse las pantallas en sitios estratégicos de las diferentes sedes. En este sentido se hace pertinente revisar las infraestructuras y las vías de flujo de personas para que la ubicación de las carteleras sea eficaz y tenga el mayor impacto en la comunidad universitaria, de esta manera sitios como cafeterías, bibliotecas, oficinas de registro y pasillos de entrada a los edificios, son las ubicaciones más idóneas para su instalación.

El software que se ha elegido como plataforma tecnológica ofrece múltiples opciones, entre ellas la posibilidad de interactuar con la pantalla por medio del tacto, para tal caso será necesario usar pantallas con esta capacidad y deberán estar ubicadas a la altura adecuada siguiendo estándares antropométricos y ergonómicos. En caso de dispositivos que solo presentarán información, será necesario ubicarlos a una altura cercana al techo, entre unos 2,5 y 3 mts desde la base y ligeramente inclinados hacia abajo para garantizar que los usuarios puedan ver los contenidos correctamente. También es muy importante indicar que las pantallas deberán tener capacidad para conectarse a Internet ya que esta es la manera en la que se consulta la información que se presenta y se mantiene actualizada.

El tamaño de la pantalla debe estar determinado por la distancia entre la ubicación de esta y el punto promedio donde se ubicará el espectador.

En términos generales, la SMPTE (Society of Motion Picture and Television Engineers) recomienda que la distancia mínima entre la pantalla y el espectador sea al menos el doble del ancho del televisor, y que la máxima no supere más de cinco veces esa medida.