El correo electrónico institucional es una herramienta a disposición de la comunidad universitaria. Al tratarse de un servicio abierto a los miembros de la Universidad, no existe ninguna restricción en su uso; sólamente se hace la salvedad que el contenido, opiniones y uso del correo electrónico es responsabilidad del dueño del mismo y no representa en ningún caso las opiniones de la Universidad Nacional de Colombia.

• El título del correo electrónico (el texto incluído en el encabezado institucional) debe reemplazarse por el nombre de la facultad, dependencia de nivel nacional o dependencia de nivel de sede que emite dicho correo electrónico.
• El título del correo electrónico debe tener máximo 70 caracteres, incluyendo los espacios.
• El título del correo electrónico debe estar escrito en fuente Georgia, en normal (en otras palabras, sin negrilla y sin itálicas), a 14 pixeles con interlineado de 16 pixeles, color blanco y alineado a la derecha.
• El título del correo electrónico debe estar escrito completamente en minúsculas, exceptuando:
  • La letra inicial del asunto;
  • las iniciales de nombres propios;
  • siglas.

• Todo el contenido de correos para postmaster,  debe cumplir con las directrices de accesibilidad web contempladas en la Resolución MinTIC 1519 de 2020.
  • La información del correo debe obedecer a una estructura de HTML, en la cual los textos se presenten en etiquetas de títulos, párrafos, listas, tablas, etc., acompañadas con imágenes que sirvan de ilustración. Las imágenes no deben tener textos.
  • Las imágenes de apoyo en el contenido del correo deben contar con un texto alternativo.

Estos correos no están asignados a una persona natural sino que son administrados por el director, jefe, decano o responsable de la dependencia u oficina.

• Se debe definir el público objetivo del mailing siguiendo estas dos caracterizaciones:
  • Comunidad interna: cuando todos los destinatarios de correo electrónico poseen una cuenta en el dominio @unal.edu.co
  • Comunidad externa: cuando al menos uno de los destinatarios poseen cuenta diferente al dominio @unal.edu.co (ejemplo, @gmail.com, @hotmail.com...)

• Cuando la comunicación esta dirigida a la comunidad interna y es de carácter informativo sobre eventos y actividades académicas, el uso de la plantilla de correo electrónico es obligatorio.
• Si es un comunicado, circular o avisos institucionales enviados por rectoría, vicerrectorías, direcciones o secretarías, el uso de la plantilla de correo electrónico es obligatorio.

• El uso de la plantilla de correo electrónico es obligatorio en todos los casos en los que se hagan envíos de correo electrónico a la comunidad externa.

Sin embargo, para los correos insitucionales, junto con su firma automáticamente se anexará por el sistema de correos el siguiente texto:

Aviso legal: El contenido de este mensaje y los archivos adjuntos son confidenciales y de uso exclusivo de la Universidad Nacional de Colombia. Se encuentran dirigidos sólo para el uso del destinatario al cual van enviados. La reproducción, lectura y/o copia se encuentran prohibidas a cualquier persona diferente a este y puede ser ilegal. Si usted lo ha recibido por error, infórmenos y elimínelo de su correo. Los Datos Personales serán tratados conforme a la Ley 1581 de 2012 y a nuestra Política de Datos Personales que podrá consultar en la página web unal.edu.co. Las opiniones, informaciones, conclusiones y cualquier otro tipo de dato contenido en este correo electrónico, no relacionados con la actividad de la Universidad Nacional de Colombia, se entenderá como personales y de ninguna manera son avaladas por la Universidad.