Una eficiente distribución de señales parte de una buena estrategia de orientación, teniendo en cuenta que las señales se deben ubicar donde se necesitan. A menudo esta simple observación se pasa por alto. Poder leer las señales requiere: primero, que estas sean reconocibles como tales, y segundo, que sean legibles y comprendidas.

Un principio importante es no proveer a los usuarios con información antes de que la necesiten. La información que se entrega demasiado temprano puede confundir y ser olvidada para cuando en verdad se necesita. Este principio se conoce como "revelación progresiva".

Ubicar las señales en el lugar preciso involucra considerar al menos cuatro tipos de situaciones:

1. Los usuarios necesitan información en puntos que les presentan opciones a elegir.
   
   • ¿Debo continuar por este pasillo o girar a la izquierda?
   • ¿Debemos atravesar por los senderos interiores o tomar el circuito vehicular?

2. Los usuarios requieren información cuando se enfrentan a situaciones nuevas:
   
   • ¿En dónde estoy?
   • ¿A qué hora abre esta oficina?
   • ¿En dónde están los baños?

3. Los usuarios necesitan información cuando se sienten indecisos o inseguros:
   
   • ¿Ya pasó la última ruta de bus?
   • ¿Voy bien por este corredor?, parece demasiado largo

4. Los usuarios necesitan información cuando las acciones pueden afectar su seguridad.
   
   • ¿Puedo cruzar la vía en este punto?
   • ¿Puedo permanecer en este laboratorio sin la indumentaria exigida?

Cuando se considera la ubicación de una señal, se deben tener en cuenta dos (2) criterios adicionales:

• La distancia desde la cual el usuario leerá la señal. 

• Si el usuario está en movimiento al leer la señal.

La lectura de señales por parte de usuarios en movimiento se ve influenciada por cuatro factores:

• La velocidad del lector: a mayor velocidad, más difícil es la lectura.

• La distancia del lector a la señal: a mayor distancia, más difícil será la lectura. Ahora bien, si la señal es demasiado grande, una distancia muy corta dificultará la lectura.

• La dirección del movimiento del lector en relación con la orientación de la señal.

• Las señales paralelas al camino son más difíciles de leer que las señales perpendiculares.

En el caso de las personas con discapacidad, el éxito y usabilidad de señales táctiles depende de la continuidad y de las relaciones adecuadas entre ellas, de manera que  exista una cadena de señales que permita orientar a la persona sobre dónde se encuentra ubicada la señal táctil. Una señal táctil en un aula de clase sin la orientación previa de esta, o sin un panel o mapa táctil dentro del edificio, no cumplirá su propósito o será subutilizada.

El modo más efectivo para captar la atención de los transeúntes es ubicar las señales de modo perpendicular a la dirección del movimiento. Este también es un modo de dar jerarquía a las señales. Señales de menor jerarquía se pueden ubicar a lo largo del movimiento del transeúnte.

Estas reglas coinciden con el modo intuitivo en que se orientan la mayoría de personas. Cuando buscamos información general importante esperamos encontrarla frente a nosotros. Cuando estamos buscando información menos importante, estamos dispuestos a buscarla a lo largo de los muros, afuera del salón o en otras áreas.

En espacios suficientemente amplios, las señales de identificación de oficinas pueden montarse planas como regla general. En espacios angostos como pasillos, estas señales pueden sobresalir para permitir que sean observadas desde una mayor distancia.

La altura promedio del piso a los ojos es un buen punto de partida para posicionar señales que deben ser leídas mientras se está de pie o caminando. Sin embargo a menudo es razonable posicionar señales por encima del promedio de altura a los ojos.

Personas, vehículos y otros objetos pueden bloquear fácilmente señales relativamente bajas. Señales por encima de la altura de los ojos pueden ser vistas y estudiadas por varias personas a la vez. La importancia de una posición por encima de la altura de los ojos aumenta con la distancia desde la cual se debe poder ver. Para que pueda ser vista desde una distancia razonable, las señales deben estar por encima de los 210 o 240 cm, e incluso más arriba, según la situación.

Como regla general, las señales de oficinas con puertas se deben ubicar en el muro adyacente a la manija o chapa, generalmente con una altura máxima de 170 cm, en especial si estas señales tienen elementos hápticos que se deben ubicar a una altura palpable de 120 cm aproximadamente. En puertas importantes, que muchas personas utilizan, se puede considerar ubicar señales grandes sobre el marco de la puerta para ganar visibilidad a la distancia. De preferencia, las señales no se deben ubicar directamente sobre la puerta, ya que cuando están abiertas no se pueden leer.

También se debe considerar que las personas que se movilizan en sillas de ruedas, personas mayores o personas de baja estatura, o niños, prefieren las señales bajas.

Las señales se pueden montar de diferentes maneras, cada una con características, ventajas y limitaciones en términos de usabilidad. Aparte de señales aéreas (flotantes y elevadas tipo globo, entre otras) todos los métodos se pueden usar tanto en interiores como en exteriores. Por razones obvias, las señales aéreas están restringidas a exteriores.

Los tipos de montaje son:*

Montaje plano      (flat mounted)

Saliente                 (protruding)

Suspendida           (suspended)

Autoportante       (freestanding)

En el piso              (on the ground / on the floor)

Aéreas                   (in the air)

*Se ofrecen los términos en inglés encontrados en Mollerup (2013) para efectos de complementar la noción en cada categoría.

El montaje plano es el más común. Se trata de señales de una sola cara. Las señales de oficinas ubicadas en las puertas son una subcategoría de las señales de montaje plano.

Las salientes son señales de doble cara con mensaje en una o en ambas caras. Con frecuencia se usan en corredores o en calles angostas en donde (en contraste con las señales de montaje plano) pueden ser vistas a la distancia. Las señales salientes se deben ubicar a cierta altura para permitir el libre paso por debajo sin que representen un obstáculo.

Las señales suspendidas tienen dos caras con mensaje en una o dos caras. Las señales suspendidas son apropiadas para espacios interiores grandes cuando están bien orientadas y se ubican a suficiente altura para que puedan ser leídas desde la distancia.

El portal es una versión especial de la señal suspendida: un tablero suspendido entre dos pilares.

La necesidad y utilidad de las señales independientes* es discutible. Su virtud es que se pueden ubicar exactamente en donde los planificadores las quieren. Su debilidad consiste en que se pueden convertir en obstáculos para las personas con discapacidad visual, para el personal de mantenimiento, y otros. Las señales independientes pueden tener uno, dos o más lados. Pueden ser láminas, losas, tótems, o columnas. También pueden ser "fingerposts" (postes con láminas direccionales).

*La noción original en inglés es "freestanding", que en este contexto traducimos como “independientes” en cuanto aisladas de un muro o del techo. En este sentido se entiende que sobresalen del piso y que pueden estar fijas o sobrepuestas a este. Cuando no están fijas se hablaría de una característica adicional que sería la de ser "autoportantes".

Las señales en el piso son interesantes. Aunque la mayoría de señales en el espacio público se ubican por encima de la altura del ojo, lo cual suele ser conveniente para la mayoría de usuarios, en algunas situaciones en las que las señales en el piso pueden ofrecer una solución alternativa a un problema difícil de orientación.

Una razón para ubicar señales en el piso es que esta sea la única alternativa. Si no hay muros o techos disponibles o si no hay espacio para una señal independiente, se puede considerar el uso de señales en el piso. La movilidad segura de personas con discapacidad visual es otra razón para emplear este recurso. Para personas con escasa visión, las señales en el piso pueden ofrecer la mejor distancia de lectura posible. Para personas ciegas, los patrones podotáctiles en el piso ofrecen una guía útil.

Con frecuencia las señales en el piso se usan para guiar el tráfico. Los cruces "de cebra" se dirigen tanto a los peatones que los usan como a los conductores que deben respetarlos. Los ciclistas y conductores siguen líneas de carriles y en ocasiones allí se ubican textos, flechas y pictogramas además de líneas que indican que deben detenerse por completo.