Escudo de la República de Colombia

Al principio

B3.9

Accesibilidad en documentos digitales

El documento es la unidad de información más utilizada a nivel interno en las entidades y empresas, con destino a los ciudadanos y usuarios, por lo que es fundamental que en lo digital se cuente con accesibilidad, ya que ello garantiza uso por la más amplia mayoría de usuarios.

Documentos de procesador de texto

Preparación del documento

  • El contenido de los documentos debe ser claro y fácil de leer, de lo contrario, cualquier característica de accesibilidad incorporada será insuficiente para muchos o algunos usuarios. Piense los contenidos, redáctelos y haga varias revisiones de ellos, esto garantiza su mejor redacción. En la medida de lo posible haga que otros revisen la redacción de los contenidos y permita que le retroalimenten para favorecer que el documento pueda ser entendido por cualquiera, si el documento fuese destinado al público en general. Si el documento fuese técnico y dirigido a profesionales en un saber específico, permita que personas de este ámbito le revisen y retroalimenten.
  • La información que se entrega en el documento no debe utilizar instrucciones o indicaciones a través de un único medio sensorial.
  • De forma general y durante las fases de creación y modificación de los documentos, puede ser necesario de textos adicionales para que el contenido sea perceptible por la gran mayoría de usuarios.
  • En el diseño de los documentos no es deseable el uso de columnas. Si fuese perentorio su uso, se debe hacer con la opción adecuada para el procesador de textos.
  • No utilizar  espacios para separar las letras de las palabras.
  • No dejar líneas en blanco para separar párrafos.
  • Si se quiere que los títulos queden separados de los párrafos por espacio, deben configurarse en el estilo título y no dejando líneas de espacio.
  • Siempre que entregue avisos o mensajes importantes de advertencia o prevención, ubíquelos antes del evento o suceso al que pudiera afectar.
    Por ejemplo:
    “Nombre (en mayúsculas): _____”.  De esta manera, personas que utilicen lector de pantalla o línea Braille, podrán saber claramente antes de ingresar el nombre, la forma como debe hacerse. En caso que se use la opción “Los campos con asterisco (*) son obligatorios” es necesario realizar esta indicación antes del formulario y no después de este.
  • Garantizar que los textos e imágenes cuenten con un fondo oscuro si son claros o viceversa.

Conformación del documento de procesador de textos

  • Indicar el idioma en el que se escribirá el documento.
  • Establecer una fuente como predeterminada desde el inicio.
  • El tamaño general de los textos debe ser de 12 puntos.
  • Establecer la estructura del documento mediante títulos correctamente jerarquizados.
  • Asegúrar que el interlineado de los párrafos sea sencillo.
  • Si el documento a generar tiene como destinatarios usuarios con baja visión, seleccione un espaciado de 1,5 líneas, así los usuarios podrán interpretar mejor el texto.
  • Usar controles de salto cuando se requiera avanzar a la siguiente página sin llenar totalmente la actual, debe forzarse el salto de página.
  • Las listas a través de viñetas y numeraciones se deben hacer mediante las opciones correspondientes.
  • Las tablas deben ser utilizadas sólo para relacionar datos que lo ameriten.
  • Al insertar imágenes, fotografías, esquemas, diagramas, mapas y en general elementos gráficos, se deberá poner texto alternativo para que ellas sean parte del contenido para quienes no las ven.
  • Si el documento de procesador de textos tuviere un número considerable de páginas, debe generarse al inicio la tabla de contenido mediante referencias y tabla automática. Los títulos del documento han debido ser manejados jerárquicamente mediante estilo Título.
  • Los hipervínculos o enlaces deben llevar un texto que indique claramente que hacen o a dónde llevarán.
  • Debe chequearse la corrección ortográfica al finalizar el documento, con ello no solo se entregará un documento de calidad y adecuado, sino que podrá escucharse su contenido cuando un programa como el lector de pantalla lo lea a personas ciegas.
  • Como paso final de la creación de un documento, incluso después de haber generado la tabla automática de contenido, se puede hacer la revisión automática de accesibilidad.

Documento de hoja de cálculo

Preparación del documento de hoja de cálculo

  • Si el documento a producir no requiere de cálculos, filtros u operaciones de ordenamiento, no hacer uso de este aplicativo para generar documentos, seguramente para estos casos el procesador de textos será la mejor opción.
  • Si el documento tuviera instrucciones para manejo, uso de la información o diligenciamiento, estas deben ser totalmente claras y no brindadas a través de aspectos visuales exclusivamente.
  • Las aclaraciones o advertencias sobre diligenciamiento, tales como formato de fechas, ingresar en mayúsculas o los campos con asterisco son obligatorios o todas aquellas que advierten, aclaran o brindan mejor contexto de los eventos o campos.
  • Utilizar en letras o imágenes colores claros para fondos oscuros o viceversa.
  • Hacer pruebas y determinar la mejor configuración cuando el documento ya esté listo y conformado.
  • Las columnas que están en la parte derecha de los datos o las filas que en la parte inferior no sean utilizadas, deberán ocultarse para evitar que algunos usuarios hagan búsqueda de más información sin existir.
  • No deben dejarse columnas o filas vacías para que parezcan márgenes. En igual sentido, no deben dejarse filas ni columnas vacías entre los datos. Deben eliminarse las hojas vacías. En las hojas que contienen datos no dejar celdas sin datos o desocupadas, para estos casos indicar “No aplica”, “No tiene”, o un texto que aplique según el contexto de la celda.

Creación del documento de hoja de cálculo

  • Los gráficos insertados de origen externo deben llevar texto alternativo.
  • Debe darse nombre a cada hoja de un libro. Este nombre debe ser claro y correspondiente con su contenido.
  • Hacer que las regiones de los datos, sean tablas propiamente con sus características y posibilidades de filtros, ordenamientos y demás. La mejor opción por accesibilidad, es utilizar una sola tabla por hoja.
  • Lo recomendable, respecto a los encabezados y pie de página en hojas de cálculo, es no incorporar información en ellos.
  • Los hipervínculos deben llevar un texto que indique claramente a dónde llevan o qué acción realizan. Si el vínculo llevara a un recurso externo al documento, debe garantizarse que este esté disponible para el usuario.
  • Al guardar los archivos de hoja de cálculo, debe tenerse en cuenta que el cursor quede en la primera fila y primera columna (A1), ya que permite a quien no está familiarizado con el archivo, conocer de forma rápida las características iniciales y apartado principal, mostrando inmediatamente su conformación. Además, asegurar que la ubicación este en la hoja del inicio del documento, si el documento contiene varias.
  • Como paso final de la creación del documento de hoja de cálculo, es importante hacer la revisión automática de accesibilidad.

Documentos PDF

Preparación del documento PDF

  • Garantizar que en el proceso de creación del documento PDF se ha etiquetado: mediante un proceso automático o manual se ha hecho que cada elemento (párrafo, tabla, lista, título, etc.) corresponda y cuente con sus parámetros y características. Los documentos PDF no etiquetados no es posible leerlos con lectores de pantalla. La mejor opción para lograr la accesibilidad es que el etiquetado se haga desde la conformación original del documento.
  • Establecer el idioma principal del documento.
  • El documento debe contar con estructura mediante encabezados o estilo título correctamente jerarquizado, la cual debe cubrir todo el documento y toda su información.
  • Utilizar adecuadamente el color de las imágenes y textos respecto de su fondo, contando respectivamente con colores claros sobre oscuros o viceversa. 

Creación del documento PDF

  • Establecer y revisar el orden lógico de los elementos con sus etiquetas para una correcta lectura del documento.
  • Aquellos elementos presentes en el documento pero que no forman parte de su contenido, sino que solo cumplen un papel decorativo, deben etiquetarse como artefactos.
  • Si el documento contiene instrucciones para manejo, uso de la información o diligenciamiento, estas deben ser totalmente claras. No se deben brindar a través de aspectos visuales exclusivamente, tales como posición, forma, tamaño, color entre otras.
  • Las imágenes, gráficos, esquemas, diagramas, mapas y similares deben contar con texto alternativo que describa la acción a realizar y cumpla con el mismo propósito que la imagen tiene para quien la ve.
  • Los hipervínculos o enlaces deben llevar un texto que indique claramente qué hacen o a dónde llevarán. No deben existir nombres o etiquetas de hipervínculo repetidos, a no ser que lleven al mismo recurso, sitio o documento.
  • Los campos de formulario deben estar correctamente identificados.
  • La configuración de seguridad no debe impedir la lectura del documento mediante tecnología de apoyo como lectores de pantalla. Los aplicativos para generar documentos PDF admiten configurar el “Permitir la lectura mediante lectores de pantalla”, esto conduce a que los documentos estén asegurados y no se de la copia, y que se permita su manejo por lectores de pantallas para facilitar su acceso y uso por personas ciegas.

Documentos y plantillas para presentaciones

Preparación del documento de presentación

  • Las diapositivas deben contar con aspectos que permitan entender la globalidad del contenido y ubicarse dentro de él. Es fundamental que se generen a partir de las plantillas preestablecidas en el programa de presentaciones, y deben contar con una tabla de índice al inicio, en donde se muestre el número de cada diapositiva de manera clara y fácilmente ubicable.
  • No incluir información imprescindible en el fondo de las diapositivas ni en el pie de página. Si ello se hace y la información es importante para comprender los contenidos, esta debe ubicarse en el cuerpo de las diapositivas.
  • Con posterioridad a la elaboración de cada diapositiva es indispensable verificar el correcto orden de lectura de los elementos, sobre todo si se han incorporado objetos adicionales a los diseños de diapositivas preexistentes.
  • El texto debe contar con un tamaño apropiado.
  • La fuente debe ser legible.
  • El interlineado debe ser suficiente para visibilizar los textos y poderlos leer fácilmente.
  • Debe existir contraste adecuado entre fondo y texto o imágenes con colores claros sobre fondos oscuros o viceversa.
  • Asegurar que la accesibilidad se conserve al pasar a otros formatos.
  • Las frases deben ser cortas, gramaticalmente sencillas, terminadas en punto, o punto y coma. Pueden estar organizadas en listas numeradas o con viñetas.
  • Si los gráficos y diagramas cuentan con textos en su interior, estos deben ser simples y posibles de visualizar. Estos elementos deben contar con texto alternativo.

Creación del las diapositivas de la presentación

  • Es fundamental indicar el idioma correspondiente a toda la presentación y a las excepciones (párrafo o frases en otro idioma).
  • Cada diapositiva debe contar con un título.
  • El texto debe ser significativo en los hipervínculos, indicar claramente el sitio al que lleva y el documento o sitio vinculado estar disponible.
  • Las imágenes y objetos visuales deben contar con texto alternativo.  Si los diagramas son fundamentales para entender los contenidos, las descripciones deben ser completas y lograr lo mismo para quien no las puede ver.
  • No pegar tablas que son imágenes, es una falta grave contra la accesibilidad. Procurar generar las tablas en el mismo programa de presentaciones.
  • Si las tablas son imágenes deben estar bien descritas para permitir acceso a la información a quienes no las pueden ver.
  • En las tablas no debe haber filas, columnas ni celdas en blanco. Si fuese indispensable incluir celdas vacías, escribir en ellas la palabra “vacía” o según el contexto “No aplica”, no tiene” u otro similar.
  • Las tablas deben ser de estructura sencilla, no anidadas ni con celdas divididas o combinadas, contar con encabezados significativos y repetir la fila de encabezado al saltar de página.
  • Cuando la presentación contiene videos, estos deben contar con subtitulación.
  • Es importante no usar colores degradados o tramas.
  • Evitar animaciones, elementos parpadeantes, imágenes animadas y transiciones automáticas.
  • Los elementos como botones para indicar ejecución de acciones deben ser del tamaño adecuado de modo que puedan ser percibidos por personas con baja visión.
  • Como paso final de la creación del documento de presentación, se sugiere hacer la revisión automática de accesibilidad.