El correo electrónico institucional es una herramienta a disposición de la comunidad universitaria. Al tratarse de un servicio abierto a los miembros de la Universidad, no existe ninguna restricción en su uso; sólamente se hace la salvedad que el contenido, opiniones y uso del correo electrónico es responsabilidad del dueño del mismo y no representa en ningún caso las opiniones de la Universidad Nacional de Colombia.

• El título del correo electrónico (el texto incluído en el encabezado institucional) debe reemplazarse por el nombre de la facultad, dependencia de nivel nacional o dependencia de nivel de sede que emite dicho correo electrónico.
• El título del correo electrónico debe tener máximo 70 caracteres, incluyendo los espacios.
• El título del correo electrónico debe estar escrito en fuente Georgia, en normal (en otras palabras, sin negrilla y sin itálicas), a 14 pixeles con interlineado de 16 pixeles, color blanco y alineado a la derecha.
• El título del correo electrónico debe estar escrito completamente en minúsculas, exceptuando:
  • La letra inicial del asunto;
  • las iniciales de nombres propios;
  • siglas.

Estos correos no están asignados a una persona natural sino que son administrados por el director, jefe, decano o responsable de la dependencia u oficina.

• Se debe definir el público objetivo del mailing siguiendo estas dos caracterizaciones:
  • Comunidad interna: cuando todos los destinatarios de correo electrónico poseen una cuenta en el dominio @unal.edu.co
  • Comunidad externa: cuando al menos uno de los destinatarios poseen cuenta diferente al dominio @unal.edu.co (ejemplo, @gmail.com, @hotmail.com...)

• Cuando la comunicación esta dirigida a la comunidad interna y es de carácter informativo sobre eventos y actividades académicas, el uso de la plantilla de correo electrónico es obligatorio.
• Si es un comunicado, circular o avisos institucionales enviados por rectoría, vicerrectorías, direcciones o secretarías, el uso de la plantilla de correo electrónico es obligatorio.

• El uso de la plantilla de correo electrónico es obligatorio en todos los casos en los que se hagan envíos de correo electrónico a la comunidad externa.

Sin embargo, para los correos insitucionales, junto con su firma automáticamente se anexará por el sistema de correos el siguiente texto:

Aviso legal: El contenido de este mensaje y los archivos adjuntos son confidenciales y de uso exclusivo de la Universidad Nacional de Colombia. Se encuentran dirigidos sólo para el uso del destinatario al cual van enviados. La reproducción, lectura y/o copia se encuentran prohibidas a cualquier persona diferente a este y puede ser ilegal. Si usted lo ha recibido por error, infórmenos y elimínelo de su correo. Los Datos Personales serán tratados conforme a la Ley 1581 de 2012 y a nuestra Política de Datos Personales que podrá consultar en la página web unal.edu.co. Las opiniones, informaciones, conclusiones y cualquier otro tipo de dato contenido en este correo electrónico, no relacionados con la actividad de la Universidad Nacional de Colombia, se entenderá como personales y de ninguna manera son avaladas por la Universidad.